Audit réalisé par FRUGALium en collaboration avec Magnitude-Formations.

* Adapter la formation à vos besoins * Identifier des processus susceptibles d'être optimisés grâce à l'automatisation. (Précision: l'automatisation n'est pas incluse dans le programme de formation).

💡 Ce formulaire est constitué de trois parties:

☞ Partie 1: Votre utilisation actuelle de l'IA.

☞ Partie 2: Description de vos processus internes.

☞ Partie 3: Description des Processus QUALIOPI.

☞ Partie 1: Votre utilisation actuelle de l'IA

Quels outils d'IA utilisez-vous aujourd'hui ? Pour quels cas d'utilisation ?

☞ Partie 2: Description de vos processus internes

1. Conception et Développement des Formations:

Comment identifiez-vous les besoins en formation de vos clients ?

Quels ressources utilisez-vous pour concevoir vos programmes de formation ?

À quelle fréquence mettez-vous à jour vos contenus pédagogiques ?

2. Gestion Administrative et Logistique :

Quels outils utilisez-vous pour la planification des sessions de formation ?

Comment gérez-vous les inscriptions et le suivi administratif des apprenants ?

Quels sont les défis majeurs liés à la gestion logistique (réservation des salles, matériel, déplacements) ?

Disposez-vous d’un système automatisé pour la gestion des absences ou des changements d’emploi du temps ?

Comment assurez-vous la coordination entre les équipes administratives et pédagogiques ?

3. Réalisation des Formations :

Disposez-vous d'un planning détaillé pour chaque session de formation ?

Quels outils utilisez-vous pour la collecte des évaluations à chaud des apprenants ? et comment analysez-vous les résultats?

4. Évaluation et Certification :

Quels outils utilisez-vous pour évaluer les compétences des apprenants ?

Combien de temps prend le processus de délivrance des certificats après une formation ?

Quels outils vous permettent de vérifier l’impact des formations sur les apprenants ou leurs entreprises ?

5. Gestion des Formateurs :

Organisez-vous des formations régulières pour vos formateurs ?

Comment planifiez-vous les interventions des formateurs externes ?

Comment mesurez-vous la performance des formateurs? et comment analysez vous ces résultats?

Comment gérez-vous les éventuelles indisponibilités ou remplacements de formateurs ?

6. Relation Client et Marketing :

Quels sont vos principaux canaux de communication avec vos clients (entreprises, apprenants) ?

Comment prospectez-vous de nouveaux clients ou secteurs ?

Disposez-vous d’un CRM pour gérer vos relations clients ?

Quelles sont vos actions pour fidéliser vos clients existants ?

7. Gestion Financière :

Quels outils utilisez-vous pour établir et suivre la rentabilité de vos formations ?

Comment gérez-vous la facturation et les paiements des clients ?

Disposez-vous d’un suivi automatisé pour les financements externes ?

☞ Partie 3: Description de vos processus QUALIOPI

Comment suivez-vous vos indicateurs de performance pour maintenir la conformité avec QUALIOPI ?

Manuellement (Excel, documents papier)

Partiellement automatisé (outils numériques avec saisie manuelle)

Totalement automatisé (tableaux de bord automatiques, alertes)

Comment collectez-vous les retours des apprenants et des entreprises clientes ?

Manuellement (questionnaires papier ou par email)

Numériquement (formulaires en ligne, Google Forms, etc.)

Automatiquement (envoi automatique et analyse par un outil dédié)

Comment gérez-vous la mise à jour et l’accès aux documents nécessaires pour QUALIOPI (procédures, politiques qualité, audits) ?

Manuellement (dossiers partagés, stockage local)

Partiellement automatisé (Google Drive, OneDrive avec gestion humaine)

Totalement automatisé (gestion documentaire avec versioning, alertes de mise à jour)

Comment suivez-vous les plans d’action ?

Manuellement (feuilles de suivi, réunions périodiques)

Partiellement automatisé (outils de gestion de tâches comme Trello ou Asana)

Automatiquement (rappels et alertes générés par un logiciel)

Comment formez-vous vos équipes aux exigences de QUALIOPI ?

Manuellement (sessions ponctuelles, documents PDF)

Partiellement automatisé (vidéos ou supports numériques accessibles en ligne)

Totalement automatisé (plateforme LMS, suivi des formations internes)

Comment traitez-vous les non-conformités détectées ?

Manuellement (signalement, suivi papier ou fichier Excel)

Partiellement automatisé (outil de suivi des incidents)

Automatiquement (workflow de signalement et résolution automatisé)

Comment gérez-vous les justificatifs requis pour les audits (feuilles de présence, attestations) ?

Manuellement (stockage papier ou numérique)

Partiellement automatisé (numérisation avec tri manuel)

Totalement automatisé (outils de gestion documentaire avec recherche rapide)

Atlantique Formations